Exécution et coordination. Le principal organe d’exécution des tâches cantonales est l’office ou le service de la formation professionnelle (dénomination différente selon le canton). Les collaborateurs et collaboratrices des offices assurent la surveillance des apprentissages. Ils accompagnement les parties signataires du contrat d’apprentissage, encouragent le développement de la formation professionnelle, assurent la qualité de la formation, veillent à la coordination entre les lieux de formation (entreprise, école professionnelle et centre de cours interentreprises) et assument par ailleurs leur tâche de surveillance. Pour les questions d’ordre opérationnel, les offices peuvent recourir au concours d’experts et d’expertes des organisations du monde du travail.
Enseignement professionnel. L’organisation et la surveillance de la formation scolaire dispensée par les écoles professionnelles incombent aux cantons. Suivant le canton et ses traditions en la matière, la responsabilité des écoles professionnelles peut être assumée par des organes différents, à savoir:
- le canton,
- des communes ou groupes de communes,
- des organismes privés.
Cours interentreprises. Le contenu des cours interentreprises est défini dans les prescriptions de formation (ordonnance et plan de formation). Les organisations du monde du travail en sont responsables, en collaboration avec les cantons.
Procédures de qualification. L’organisation des procédures de qualification (notamment de l’examen final) relève de la responsabilité des cantons. En conséquence, les structures d’organisation des examens varient d’un canton à l’autre. En règle générale, il incombe à une commission des examens de les organiser par profession, par groupes de professions ou pour tout le canton.
Formation des formateurs/trices en entreprise. La qualification en pédagogie professionnelle des formateurs et formatrices en entreprise comporte 100 heures de formation et débouche sur l’obtention d’un diplôme fédéral. Ces 100 heures peuvent également être remplacées par 40 heures de cours. L’organisation de ces cours est assurée par les cantons eux-mêmes ou en collaboration avec les organisations du monde du travail. À l’issue de ces cours, les participant-e-s reçoivent une attestation cantonale reconnue par la Confédération. La formation des formateurs et formatrices actifs dans les entreprises est définie dans le plan d’études cadre pour les responsables de la formation professionnelle.
Surveillance. L’exécution des prescriptions de la formation incombe aux cantons. L’une des tâches principales est la surveillance des apprentissages. Les offices de la formation professionnelle vérifient les conditions requises pour la formation en entreprise et délivrent l’autorisation de former (ou, le cas échéant, la retirent). Tout contrat d’apprentissage doit être approuvé par l’autorité cantonale et le déroulement de la formation doit être surveillé. Les offices de la formation professionnelle sont également compétents pour les décisions concernant:
- la dispense de la fréquentation des cours interentreprises, lorsqu’une entreprise peut assurer elle-même cette partie de la formation;
- l’organisation d’un examen intermédiaire s’il est prévu dans les prescriptions de formation;
- la réduction de la durée de la formation professionnelle initiale ou la dispense de l’enseignement scolaire ou des cours interentreprises, dans les cas où la personne en formation possède déjà les acquis correspondants;
- l’interprétation de questions juridiques, p. ex. les activités étrangères à la profession;
- l’octroi de conditions particulières à l’examen final;
- la compensation des désavantages pour les personnes en situation de handicap (elles ne doivent pas subir de préjudice pendant leur formation qu’au moment de la procédure de qualification);
- la fixation des lieux de formation scolaire en dehors du territoire cantonal;
- la coopération avec d’autres cantons, par exemple pour établir des directives en vue de la mise en œuvre des prescriptions de formation portant sur de nouvelles professions.
Financement. En 2014, les coûts de la formation professionnelle à la charge des pouvoirs publics s’élevaient à près de 3.4 milliards de francs. Les cantons, chargés de la mise en œuvre de la formation professionnelle, assument les trois quarts des dépenses dans ce domaine. Les offices cantonaux de la formation professionnelle participent au développement de la formation professionnelle en lançant eux-mêmes des projets ou en participant au financement de projets d’autres institutions. L’accord intercantonal sur les contributions dans le domaine de la formation professionnelle initiale (accord intercantonal sur les écoles professionnelles, AEPr) règle la contribution des cantons signataires aux frais de l’enseignement professionnel ainsi qu’aux frais des formations professionnelles à plein temps. L’objectif est que les cantons signataires paient des contributions uniques pour les apprenti-e-s fréquentant un établissement de formation d’an autre canton. Figurent en particulier parmi les autres prestations qui incombent aux cantons, les cours interentreprises, les cours professionnels intercantonaux, les procédures de qualification, les formations de rattrapage et l’encadrement individuel pendant la formation initiale de deux ans.
Médiation et conseils. Les offices de la formation professionnelle sont devenus de véritables centres de compétences pour toute question relevant de la formation professionnelle et constituent la plaque tournante pour la plupart des acteurs de la formation professionnelle: Confédération, départements de l’instruction publique, organisations du monde du travail, entreprises, etc.
La médiation et les conseils font partie des missions essentielles d’un office de la formation professionnelle. Tenu au secret de fonction, l’office se tient à la disposition des différentes parties liées par le contrat d’apprentissage et des tiers impliqués. En cas de conflit, il assume souvent le rôle de médiateur et, lors d’une rupture du contrat, il aide à trouver une solution de rechange, notamment pour assurer la poursuite de la formation.
L’accompagnement des nouvelles entreprises formatrices est également une mission importante. Par ailleurs, l’office invite les entreprises à des séances d’informations et publie un bulletin périodique (informations des cantons aux entreprises formatrices) pour leur communiquer les développements et les nouveautés en matière de formation professionnelle.
Développement de la formation professionnelle. Outre les tâches traditionnelles qui consistent, en résumé, à assurer le bon déroulement de la formation professionnelle, les offices cantonaux de la formation professionnelle assument de plus en plus des tâches visant à copiloter le processus de réforme de la formation professionnelle. Ainsi les tâches d’exécution vont actuellement de pair avec des tâches de conception ou d’aménagement, tout aussi importantes. En termes plus concrets, les collaborateurs et collaboratrices des offices de formation professionnelle élaborent des concepts pour la mise en œuvre de nouveaux modèles de formation, promeuvent l’idée de la coopération entre plusieurs entreprises en matière de formation, stimulent la création d’associations de formateurs/trices en entreprise, etc.
Les offices de la formation professionnelle coordonnent leurs actions sur le plan régional, par région linguistique et au niveau suisse. Ils agissent au sein de la Conférence suisse des offices de la formation professionnelle, conférence spécialisée de la Conférence suisse des directeurs cantonaux de l’instruction publique CDIP, avec la Confédération ainsi qu’avec les organisations du monde du travail. Ils garantissent notamment la mobilité des personnes en formation à travers l’accord intercantonal de la CDIP (accord intercantonal sur les écoles professionnelles AEPr, accord intercantonal sur les contributions dans le domaine des écoles supérieures AES).
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