L’article 20 de la loi sur la formation professionnelle stipule que les prestataires de la formation à la pratique professionnelle font en sorte que les personnes en formation acquièrent un maximum de compétences, qu’ils évaluent périodiquement. L’ordonnance de formation, section 7, indique que le formateur ou la formatrice établit, sur la base du dossier de formation, un document ad hoc attestant le niveau atteint par la personne en formation et qu’ils en discutent au moins une fois par semestre. Ce document est le rapport de formation. Le formateur ou la formatrice et l’apprenti ou l’apprentie en discutent au moins une fois par semestre.
Obligation. Le rapport de formation répond donc à une obligation. Les formateurs et formatrices devraient cependant aussi aborder le niveau de formation avec l’apprenti ou l’apprentie indépendamment du rapport de formation. Celui-ci complète les entretiens habituels lorsque les travaux sont planifiés, exécutés et achevés. L’entretien fondé sur le rapport de formation n’est pas spontané; il est toujours préparé et structuré.
Dossier de formation. Le dossier de formation (auparavant nommé journal de travail) constitue une importante source d’informations pour la personne chargée d’établir le rapport de formation. La personne en formation tient régulièrement à jour son dossier. Elle y enregistre tous les travaux importants accomplis, les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise. Le dossier de formation lui sert aussi d’ouvrage de référence. En consultant ce dossier, le formateur ou la formatrice mesure l’évolution de la formation, l’intérêt pour la profession et l’engagement personnel dont fait preuve l’apprenti-e. Dans un certain nombre de professions, le dossier de formation peut être utilisé comme aide à l’examen final (pratique); il constitue un moyen de préparer la procédure de qualification. Les informations nécessaires figurent dans l’ordonnance de formation.
Forme du rapport de formation. Le rapport de formation peut se présenter sous différentes formes. Il peut par exemple s’agir d’une adaptation du formulaire rempli pendant les entretiens d’évaluation des collaborateurs et collaboratrices. Certaines organisations du monde du travail publient des formulaires d’appréciation propres à leur champ d’activité. Le CSFO édite le «Rapport de formation». Il s’agit d’un moyen réalisé en tenant compte des besoins spécifiques de la formation à la pratique professionnelle; les formateurs peuvent le reprendre. Ce formulaire permet de mieux cerner, à l’aide d’un questionnaire, le profil de l’apprenti-e, son comportement au travail et ses aptitudes professionnelles.
Déroulement de l’entretien – structure du rapport de formation. Le «Rapport de formation» du CSFO indique comment structurer l’entretien.
- 1. – 4. Compétences. Ce volet permet de déterminer l’état de la formation. L’appréciation porte sur les aspects professionnels et méthodologiques, mais aussi sur le comportement au sein de l’équipe et sur le profil de l’apprenti-e. Les compétences nécessaires à l’apprentissage d’une profession figurent dans l’ordonnance de formation (section 2). Lorsque les prestations fournies sont proches des exigences minimales, il faut en rechercher activement les causes et prendre des mesures pour améliorer la situation.
- 5. Dossier de formation. L’entretien offre une bonne occasion de commenter et d’évaluer le contenu du dossier de formation.
- 6. Prestations à l’école professionnelle et aux cours interentreprises. En règle générale, l’entretien est aussi l’occasion d’aborder le bulletin semestriel de l’école professionnelle et les prestations fournies dans les cours interentreprises.
- 7. Appréciation de la formation par l’apprenti-e. Le rapport de formation suppose un échange. C’est la raison pour laquelle la personne en formation doit pouvoir parler de ses expériences et donner son avis. Elle peut évaluer les compétences de l’entreprise et celles du formateur ou de la formatrice selon des critères identiques à ceux retenus pour sa propre évaluation.
- 8. – 9. Objectifs. À la fin de l’entretien, le formateur ou la formatrice et l’apprenti-e fixent les objectifs à atteindre durant la prochaine période de formation ou jusqu’à la fin de celle-ci. Les résultats en sont examinés lors du rapport de formation suivant.
- 10. – 12. Engagement. Le rapport de formation a pour but de faire le point. L’entretien équivaut à un arrêt sur image destiné à dresser le bilan de la situation. Cet état des lieux permet de relever les problèmes rencontrés et de chercher des solutions optimales. Chacun et chacune sait ainsi ce qu’il faut faire et connaît les attentes de l’autre partie. Les signatures apposées au bas du rapport de formation soulignent l’engagement mutuel.
Conseils pour la conduite de l’entretien. L’expérience a démontré l’utilité de remettre le formulaire à l’avance à la personne en formation. Elle peut ainsi se livrer à une auto-évaluation et porter un regard critique sur ses faits et gestes; elle a aussi la possibilité de comparer sa perception avec le jugement d’une tierce personne, en l’occurrence une personne qualifiée. L’entretien peut alors consister en une alternance entre l’auto-évaluation et l’évaluation externe.
Source: Manuel pour la formation en entreprise, CSFO 2013
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