Le dossier de formation (auparavant journal de travail) est un moyen d’appuyer la formation dans l’entreprise, tant pour la personne en formation que le/la formateur/trice responsable. La plupart des ordonnances de formation prescrivent la tenue d’un dossier de formation. Aussi la personne en formation doit-elle disposer de temps à cet effet, pendant les heures de travail. La personne en formation tient régulièrement le dossier de formation. Elle y enregistre tous les travaux importants accomplis, les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise.
En consultant le dossier de formation, le/la formateur/trice mesure l’évolution de la formation, l’intérêt pour la profession et l’engagement personnel dont fait preuve l’apprenti-e.
Le dossier de formation a deux fonctions :
- Il soutient le processus d’apprentissage dans la mesure où la personne en formation repense à ses travaux, à la manière dont elle les a exécutés avant de les illustrer.
- Il sert d’ouvrage de référence pendant la formation initiale et, selon la profession, peut aussi être utilisé comme moyen auxiliaire lors de l’examen final.
Rapports d’apprentissage. Les rapports d’apprentissage (auparavant rapports de travail) représentent une partie importante du dossier de formation. A l’aide des formulaires mis à leur disposition, les personnes en formation peuvent décrire (au moins une fois par mois) des situations de travail et réfléchir aux compétences mises en œuvre.
Formuler les objectifs. La tenue du dossier de formation exige persévérance, fiabilité et résistance de la part de l’apprenti-e. La personne en formation doit comprendre l’importance du dossier de formation. Il convient de lui en démontrer les objectifs:
- structurer la formation initiale en entreprise et l’illustrer
- reconstituer les processus de travail par le texte et par l’image
- donner un reflet du processus de formation
- préparer l’entretien semestriel avec le/la formateur/trice (rapport de formation)
- préparer l’examen final (ouvrage de référence)
Accompagner la personne en formation. Le? formateur ou la formatrice soutient l’apprenti-e dans la tenue du dossier de formation. Le succès dépend en grande partie de son engagement. Sa mission peut se résumer en quatre actions: motiver, instruire, accompagner et améliorer. Plus les indications de la formatrice ou du formateur seront précises et mieux les rapports d’apprentissage seront établis; leur forme, leur contenu et leur volume doivent être précisés, du moins au début de l’apprentissage. Par la suite, les personnes en formation peuvent agir de façon autonome. La manière de procéder peut différer d’une profession à une autre.
Certaines organisations du monde du travail ont élaboré un dossier tenant compte des spécificités de leur champ professionnel. Pour sa part, le Centre suisse de services Formation professionnelle l orientation CSFO a publié un dossier applicable à toutes les branches; le classeur contient notamment le «Guide d’utilisation du dossier de formation».
Contrôle du dossier de formation. Les formateurs et formatrices doivent contrôler régulièrement le contenu du dossier et viser les rapports d’apprentissage. De plus, ils/elles examinent le dossier de formation au moins tous les six mois, dressent l’état de la formation et consignent les résultats dans un rapport de formation. L’ordonnance de formation indique si le dossier de formation peut ou non être utilisé comme moyen auxiliaire lors de l’examen final.
Source: Manuel pour la formation en entreprise, CSFO 2013
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