Le dossier de formation (auparavant nommé journal de travail) est un moyen de promouvoir la formation en entreprise tant pour la personne en formation que pour le formateur ou la formatrice responsable. La plupart des ordonnances de formation prescrivent la tenue d’un dossier de formation. Aussi la personne en formation doit-elle disposer de temps à cet effet, pendant les heures de travail.
Les rapports d’apprentissage (auparavant nommés rapports de travail) représentent une partie principale du dossier de formation. A l’aide des formulaires mis à leur disposition, les personnes en formation décrivent (au moins une fois par mois) une situation de travail et réfléchissent aux compétences mises en œuvre pour réaliser le travail décrit.
Introduire. Plus les indications du formateur ou de la formatrice seront précises et mieux les rapports d’apprentissage seront établis dès le début; leur forme, leur contenu et leur volume doivent être précisés. Il convient d’expliquer ce que l’on entend par «Déroulement du travail» et «Remarques». Le/la formateur/trice peut proposer les travaux qui se prêtent à une description dans le dossier. Il/elle doit aussi veiller à la bonne tenue du dossier (propre, lisible, compréhensible, complété par des esquisses et/ou des photographies).
Il leur est conseillé de présenter quelques exemples de rapports d’apprentissage à la personne en formation et de lui en expliquer le contenu. Au début de la formation, il vaut la peine de contrôler régulièrement les rapports d’apprentissage et de donner un feed-back à l’apprenti-e. Les rapports d’apprentissage décrivent non seulement le déroulement du travail, mais aussi les compétences professionnelles, méthodologiques, sociales et personnelles dont l’apprenti-e a eu besoin pour réaliser le travail décrit. Cet exercice l’incite à réfléchir à sa manière de travailler dans une perspective d’amélioration. A la condition que leurs compétences aient été évaluées chaque semaine, les personnes en formation sont bien préparées pour l’entretien semestriel avec leur formateur/trice.
Définir les règles du jeu
La confiance ne remplace évidemment pas le contrôle. Au début, en particulier, il est opportun de contrôler de façon régulière et systématique le respect des règles définies – même à l’improviste – et de s’assurer que la personne en formation établit les rapports avec soin et dans les délais convenus. Les contrôles par sondages sont un moyen efficace. En consultant ce dossier, le/la formateur/trice comprend comment travaille l’apprenti-e et lui accorde toujours davantage sa confiance. Il est aussi nécessaire de faire respecter les règles du jeu. Les personnes en formation doivent connaître dès le début les conséquences du non-respect de ces règles du jeu et savoir comment elles seront appliquées. La plupart des jeunes ont en effet besoin de limites et de règles bien établies.
Accompagner. Il se peut qu’une certaine pression soit nécessaire pendant un certain temps. En définitive, chacun-e ne s’investit que dans des domaines dont il/elle perçoit le sens et l’utilité personnelle. Une certaine contrainte peut faciliter les choses, mais elle ne remplace jamais l’adhésion librement consentie. Il convient donc de réactiver périodiquement la conviction qu’a la personne en formation de l’utilité de la démarche. On ne devrait imposer à la personne en formation que ce qu’elle est en mesure d’assumer sans être surmenée en permanence. Des difficultés d’ordre technique ou linguistique peuvent surgir lorsque la personne en formation remplit le rapport d’apprentissage. Il importe que le/la formateur/trice les dépiste et aide l’apprenti-e à les surmonter. C’est en général le cas sur le plan technique, le cas échéant avec l’aide d’un-e supérieur-e et de collègues. Un cours d’appui ou une aide ciblée permet souvent de surmonter les difficultés éprouvées dans l’expression écrite
Optimiser
En plus de l’évolution des capacités professionnelles qu’il permet de mettre en évidence, le dossier de formation encourage aussi la pratique réflexive. La réflexion commune sur l’état de la formation permet aussi de déceler lacunes et négligences et de remédier aux défauts de qualité. Il est tout aussi important que le/la formateur/trice assume ses erreurs lorsque ses indications n’étaient pas assez claires ou n’avaient pas été communiquées.
Source: Manuel pour la formation en entreprise, CSFO 2013
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